建立內部溝通平臺,實現經驗信息共享
2018-04-05 11:05 來源:http://www.vipreactor.cn/ 閱讀: 次
客戶行業 鋼材批發
問題類型 內部溝通不暢
客戶評價
華恒智信諸位咨詢老師們通過深入、細致的訪談和調研,幫助我們梳理了企業在業務方面和人員配置方面存在的主要問題,并針對問題,提出了建設性的解決建議。我們認為咨詢專家提出的建立內部溝通平臺,改進訂單處理方式的建議非常有用,通過這一溝通平臺,企業內部的業務信息得到了充分的共享,業務經理人實現了事務性工作的束縛,同時也有效解決了倉儲人員忙閑不均的問題。
我們認為華恒智信咨詢專家非常專業,工作效率很高,在短短的幾個月就能夠徹底解決我們的問題在此,我們對北京華恒智信公司能夠培養出這樣高素質、專業化的老師表示感謝,對項目組老師們對本公司的辛勤付出表示衷心的感謝!
客戶背景及現狀問題
某貿易公司是山東一家從事鋼材批發貿易的企業,地處二線城市,公司成立十三年,現公司發展趨勢良好,該企業在當地的鋼材交易份額已占到當地市場份額的70%,但該公司高層在管理員工的過程中碰到了棘手的問題。
華恒智信顧問團隊應公司邀請,對這家貿易公司進行了深入的調研和相關人員訪談,了解到該公司在人員管理方面主要面臨以下兩方面的問題:
1、業務方面,新來的業務員往往由于經驗不足,對鋼材的價格也把握不準,一旦遇到與客戶進行價格商討的情況,都會將問題轉到業務經理處,導致每次業務經理那邊的人員越積越多,業務員這邊沒有人,削弱了企業與客戶之間的溝通效率。
2、人員配置方面,該公司的倉儲部人員大概有15人,當客戶訂單多的時候,這些人員裝貨都忙不過來,而沒有訂單的時候庫管人員卻都無事可做,他們的工作狀態完全是取決于客戶訂單的情況。如何實現人員合理化配置的問題,也擺在了領導面前。
華恒智信問題分析
結合企業自身特點,華恒智信顧問團隊分析認為,該鋼材批發公司所呈現的各種問題的深層原因主要有以下兩方面。
1、內部溝通機制缺失,導致業務操作不規范
該貿易公司對交易的價格、流程等信息沒有進行有效的內部溝通,一方面,業務員對于客戶詢價及相關資訊不能及時反饋,只能詢問業務經理等少數知情人,使得業務辦理的效率大大降低,經理等部分知情人員的時間和精力被占用,并且客戶的滿意度也大打折扣;另一方面,交易價格有較強的變動性,業務員不能及時獲知最新變化,容易導致業務操作中出現不規范,甚至是錯誤行為,降低工作效率,不利于公司在客戶中樹立良好形象。
2、人員配置缺乏彈性,導致“時忙時閑,忙閑不均”現象頻現
該貿易公司大部分員工的工作量都與業務量有直接聯系,但是該公司缺乏適應業務量、訂單量變動的彈性人員配置,使得人員配置無法根據訂單和業務變化而靈活調整,出現部分崗位時忙時閑以及崗位之間忙閑不均的情況也就不奇怪了。以倉儲人員為例,當訂單量大時,倉儲人員不得不超負荷工作,而訂單量減少時,他們又會無事可做。在此種工作量有較高不確定性和變動性的情況下,員工的工作成效不易得到客觀評價,他們的工作積極性也容易被消磨和打擊,進而對公司的業務開展產生負面影響。
華恒智信解決方案
針對該公司的問題,華恒智信顧問團隊經過深入調研和分析,提出了如下的解決方案。
1、建立公司內部的溝通平臺
該企業存在業務員對鋼材價格把握不準確的情況,華恒智信顧問建議通過建立一個內部溝通平臺來解決。一方面,定期向該溝通平臺上傳鋼材的歷史價格,使業務員在與客戶協商時對價格區間有所把握;另一方面,良好的經驗、常見的失誤和最新的公司決策都可在該平臺上進行發布,實現經驗信息在公司內共享,由此,使業務經理能從這些事務性工作中解脫出來,將時間和精力更多地用在管理團隊和促進業務方面。
2、改進訂單的處理方式,擴展倉儲人員的職能。
針對該企業被動接受訂單,倉儲人員忙閑不均的情況,華恒智信顧問有兩方面的解決辦法:一是從訂單處理入手,在與客戶協商時就主動協調訂單的送貨方式和時間等條件,具體操作上,可以由業務員根據客戶信息平臺上即時的銷售信息,判斷倉儲情況,若當期倉儲壓力已較大,則可與客戶協商采取送貨上門的形式,以緩解倉儲人員負擔。二是從倉儲人員的職能入手,可實行倉儲崗位的一崗多能,使倉儲人員在倉儲任務較少時承擔其他方面的工作,如客戶接待等。如此,雙管齊下,即可解決倉儲人員時而過忙、時而過閑的矛盾。
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