現代企業如何定崗定編

導讀   

定崗定編是企業崗位管理中的一項基礎性的工作。

 

定崗定編是人力資源管理的基礎性工作，定崗是定編、定薪的前提，同時，最復雜的也是定崗�？紤]到在這里是陳述如何定崗而非如何設定部門,定崗定編主要涉及企業業務目標的落實、員工能力和數量的匹配，從而影響到企業運營成本的降低和效率的提高。那么，定崗定編在新的經濟環境中的內涵是什么？定崗定編的基本形式有哪些？企業需要什么樣的定崗定編？ 華恒智信顧問團隊根據多年來人力資源咨詢服務的經驗，為您做出解答。

 

一、企業定崗定編的內涵

 

定崗定編是包括崗位確定和崗位編制的確定，崗位確定是設計組織中承擔具體工作的崗位，而崗位編制的確定是設計從事某個崗位的人數。然而實際生活中，這兩者是密不可分的，當一個崗位被確定之后，就會自動有人的數量和質量的概念產生，定崗定編由此產生。

 

具體而言，定編包含定員。我們可以將定編定員理解為采取一定的程序和科學的方法,對確定的崗位進行各類人員的數量及素質配備。定編定員是一種科學的用人標準。它要求根據企業當時的業務方向和規模,在一定的時間內和一定的技術條件下,本著精簡機構,節約用人,提高工作效率的原則,規定各類人員必須配備的數量。它所要解決的問題是企業各工作崗位配備什么素質的人員,以及配備多少人員。

 

因此，華恒智信顧問團隊認為定崗定編是企業崗位管理中的一項基礎性的工作。它涉及企業業務目標的落實、員工能力和數量的匹配，從而影響到企業運營成本的降低和效率的提高。在中國計劃經濟時代，定崗定編是由國家有關部門來承擔的，隨著企業面臨日益激烈的市場競爭，定崗定編已經成為企業自身經營管理的重要內容。

 

二、定崗定編的基本形式

 

定崗定編中的“定崗”也即是崗位設置工作，在具體設計中可用的形式有很多，歸結起來常用的有三種：基于任務的崗位設置、基于能力的崗位設置和基于團隊的崗位設置。 

 

1、基于任務的崗位設置即是將明確的任務目標按照工作流程的特點層層分解，并用一定形式的崗位進行落實。基于任務的崗位設置使得崗位的工作目標和職責簡單明了，易于操作，到崗者經過簡單培訓即可開始工作。同時，它也便于管理者實施監督管理，在一定時期內會有很高的效率。在這種形式下，企業內部的崗位管理主要是采用等級多而細的職等結構，員工只要在本崗位上做到一定的年限而不出大錯就能被提級加薪。但是這種形式操作工在長長的流水線旁日復一日不停地重復同一種動作，時間一長，員工的積極性往往會一落千丈。

 

2、基于能力的崗位設置，是將明確的工作目標按照工作流程的特點層層分解到崗位。但區別在于崗位的任務種類是復合型的，職責也比較寬泛，相應的對員工的工作能力也要求要全面一些。這種設置的使得崗位的工作目標和職責邊界比較模糊，使員工不會拘泥于某個崗位設定的職責范圍內，從而有發揮個人特長的余地，進而使企業具有應對市場變化的彈性。在這種形式下，企業內部的崗位管理常常采用的是“寬帶”管理，即各崗位之間的等級越來越寬泛。但另一方面，這種設置也會因為員工的靈活性加大而帶來工作成果的不確定性上升。同時，由于對員工的能力要求高，勞動力成本和培訓費用也會相應增加。這種形式在第三產業占主導的時代很顯著：許多第三產業的行業是高度依賴于人的。

 

3、基于團隊的崗位設置，更偏重于更加市場化、客戶化的設置形式，最大特點是能迅速回應客戶、滿足客戶的各種要求。同時，又能克服企業內部各部門、各崗位自我封閉、各自為政的毛病。對在崗者來說，在一個由各種技能、各個層次的人組合起來的團隊中工作，不僅可以利用集體的力量比較容易地完成任務，而且可以從中相互學到許多新的東西，也能經常保持良好的精神狀態。與此相對，這種形式對企業內部的管理、協調能力要求很高，否則容易出現打亂仗。目前它的應用還不夠普及，更多的是在那些“項目型”的公司中應用，如軟件設計、系統集成、咨詢服務、中介服務、項目設計、工程施工等等。這種崗位設置形式的人員確定往往也是采用根據客戶要求特點進行組合的方式。在人力成本方面也往往采用預算控制法。 

 

三、有效地定崗定編流程

 

一提到流程優化很容易被人們認為是一件復雜的工作。其實流程只不過是完成任務目標的方法和過程，它根據目標的繁簡程度可采用的優化方法和程度也可以不同。具體而言，我們可以將定崗定編流程進行如下分析：

 

1、成立工作分析的工作組

 

包括數名人力資源專家和多名工作人員。工作組首先需要對工作人員進行工作分析技術的培訓，制定工作計劃，明確工作分析的范圍和主要任務。同時，配合組織做好員工的思想工作，說明分析的目的和意義，建立友好的合作關系，使員工對工作分析有了良好的心理準備。其次，工作組還要確定工作分析的目標和設計職位調查方案。先確定工作分析所獲得得資訊的使用目的。工作組對資訊調查的方案進行設計，根據不同的組織特定的情況，采用不同的調查方案和方法。如能把工作分析的任務和程式分解爲若干工作單元和環節，那就更有利於工作分析的完成。 

 

 2、 收集與工作分析相關的資訊

 

工作分析所須資料包括：企業組織結構圖、生産狀況、各部門的工作流程圖、各崗位元辦事細則等。

 

組織已有的"定崗、定編、定員"的具體規章制度能幫助工作分析人員進行有效的清崗工作，即對組織當前所有部門的崗位進行清理。在此資訊的幫助下，通過與該組織的人事部門工作人員進行討論，分析人員能夠清楚了解組織各個部門的崗位以及各崗位上的人數和大致的工作職責，并可用一個標準的職位名稱來規范各崗位。

 

 3、 收集工作分析的資訊

 

職位調查爲正確地進行編寫職位說明書提供依據。這個階段的任務是根據調查方案，對組織的各個職位進行全方面的了解。收集有關工作活動、職責、工作特徵、環境和任職要求等方面的資訊。在資訊收集中，一般可靈活運用訪談、問卷、實地觀察等方法來得到有關職位工作的各種資料和資料。職位調查是工作分析中十分必要的準備工作，它的真實程度以及準確性，直接關系到工作分析的質量。

 

 4、 整理和分析所得的工作分析

 

工作分析并不是簡單機械地積累工作的資訊，而是要對各職位的特徵和要求做出全面說明，在深入分析和認真總結的基礎上創造性的揭示出各職位的主要內容和關鍵因素。整理和分析過程應該包括以下三個措施：

 

（1） 整理訪談結果和調查問卷，剔除無效的訪談資訊和調查問卷，并按照編寫職位說明書的要求對各個職位的工作資訊進行分類。

 

（2） 把初步整理的資訊讓在職人員以及他們的直接主管進行核對，以減少可能出現的偏差，同時也有助於獲得員工對工作分析結果的理解和接受。

 

（3） 修改并最終確定所收集的工作資訊的準確性和全面性，作爲編寫職位說明書的基礎。

 

5、編寫職位說明書

 

職位說明書由工作說明和工作規范兩部分組成。工作說明是對有關工作職責、工作內容、工作條件以及工作環境等工作自身特性等方面所進行的書面描述。而工作規范則描述了工作對人的知識、能力、品格、教育背景和工作經歷等方面的要求。

 

定崗定編設計的是否合理對于激發員工的工作熱情、提高工作效率具有巨大的影響。除此之外，定崗定編的崗位設計把整個業務戰略以及業務目標分解到每個員工的不同層次，如果說系統或流程的變革中沒有對崗位進行相應的改變，這種變革注定不能成功。當然，定崗定編是企業所有部門的事情，而不是人力資源一個部門的事情，因此，企業需要的時一個大家在人員反面能自我約束、自我控制的機制，而不是一套生硬的定崗定編規定。